Alles aus einer Hand – mit dieser Firmen­philosophie hat sich die Koblenzer X-TERN group innerhalb von wenigen Jahren am Markt der Immobilienbewirtschaftung etabliert. Das Dienstleistungsangebot umfasst alle Bereiche des Facility Managements, Entwickeln und Bauen sowie Energieeffizienz und Umwelttechnik. Seit kurzem ist die X-TERN group auch international tätig, z. B. in China, Chile, Algerien und den Vereinigten Arabischen Emiraten.

Ausgangssituation

Die Vielzahl und das Spektrum der Arbeitsaufträge, die von den Technikern und Servicekräften der X-TERN facility management GmbH täglich abgearbeitet werden, stellt erhebliche Anforderungen an die Disposition der Mitarbeiter und an die Erfassung der erbrachten Leistungen sowie der geleisteten Arbeitsstunden. Gesucht wurde deshalb eine mit der Haussoftware kompatible Komplett­lösung, mit der sowohl die exakte Arbeitszeiterfassung sowie Lohn- und Reisekostenabrechnung als auch alle Anforderungen des Personalmanagements einfach, schnell und transparent zu handeln ist.

Die Disponenten der X-TERN-Zentrale und der neun deutschen Niederlassungen greifen von ihren Standorten aus über das Internet auf die virtic-Server zu und weisen per Mausklick die Aufträge den Technikern und Servicekräften zu. Die Techniker und Servicekräfte rufen ihre Aufträge über ihre Diensthandys ab und erfassen ebenfalls per Handy sekundengenau ihre täglichen Arbeitszeiten.

Oberstes Ziel der virtic-Einführung war es, die gesamten Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Dies wurde insbesondere durch die Vermeidung von manuellen Mehrfacherfassungen der Daten erreicht. So spart man z. B. durch die Abschaffung der alten Stundenzettel die Zeit für deren Prüfung und Übertragung in das Lohnbuchhaltungssystem. Über interne Schnittstellen werden die gebuchten Arbeitszeiten jetzt sofort von den virtic-Servern in die Abrechnungssoftware der X-TERN group übernommen, so dass die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung jederzeit über aktuelle Arbeitszeitdaten verfügt.

Die Daten werden zudem auf den virtic-Servern automatisch so vorkontiert, dass Arbeitszeitkonten geführt und Reisekosten­ab­rech­nungen erstellt  werden.

Mit der Einführung von virtic konnten Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Transparenz in Schlüsselbereichen wie Auftrags- und Personal­management deutlich optimiert werden. Vorteile, von denen auch die Kunden profitieren und die dafür sorgen, dass die X-TERN group im nationalen sowie internationalen Wettbewerb bestehen und ihre Marktposition weiter kontinuierlich ausbauen kann.